FLAMINGO FLOWERS BV is onderdeel van de FLAMINGO HORTICULTURE GROUP in het Verenigd Koninkrijk; actief in de teelt, verwerking, marketing en distributie van duurzaam geproduceerde bloemen en premium groenten.
IFS APPS geimplementeerd door Eqeep
Download case studie
Delen
Case: Wat is de huidige situatie?
De bloemenindustrie is dynamisch en constant in beweging; een voorsprong behouden betekent sneller zijn dan je concurrenten en altijd de beste kwaliteitsproducten leveren. Elke vertraging in de supply chain heeft gevolgen voor de kwaliteit en de versheid van het product en uiteindelijk, de bottom line. Door te standaardiseren, automatiseren en processen efficiënter in te richten heeft Flamingo Flowers samen met Eqeep niet alleen de logistieke kosten weten te verlagen, maar ook onnodige handmatige bewerkingen
weten te elimineren. Dankzij slimme systeemintegraties is nu ook direct de juiste informatie beschikbaar binnen IFS waardoor exportdocumentatie snel en makkelijk samen te stellen is.
De uitdaging
Flamingo Flowers sluit jaarlijks duizenden inkoopcontracten af met haar kwekers. Een groot deel van dit proces werd met de hand gedaan. Van het plaatsen en bevestigen van een order via de mail of telefoon tot het ontvangen, verifiëren en verwerken van de informatie binnen IFS.
“Ik kwam er al snel achter dat we eigenlijk alles nog met de hand deden; in plaats van gebruik te maken van alle IT-systemen en koppelingen die er zijn met de Nederlandse bloemenleveranciers. Dit was ook een van onze grootste uitdagingen; ons bedrijf aansluiten op de digitale mogelijkheden die er zijn”, zegt Richard van Duijn, Finance Director bij Flamingo Flowers.
“Als onderdeel van onze Digitale Transformatie hebben we in juni 2019 contact opgenomen met Eqeep om al onze handmatige processen in Nederland te automatiseren en digitaliseren. Ter voorbereiding op de Brexit werken we nauw samen om de noodzakelijke exportdocumenten automatisch in IFS te genereren”
Resultaat: wat heeft de implementatie opgeleverd?
Flamingo Flowers ziet nu rechtstreeks in IFS welke goederen er zijn verzonden, in welke verpakkingseenheid, welke hoeveelheden, welke prijzen, de herkomst en andere kenmerken. Flamingo Flowers heeft hierdoor niet alleen veel tijd bespaard bij het verwerken van deze informatie, maar kunnen er nu ook op vertrouwen dat Flamingo Flowers de juiste informatie in IFS beschikbaar hebben.
“Elke vrachtwagen met bloemen moet vanaf januari 2022 een fysieke controle ondergaan. Dit brengt kosten met zich mee, maar ook de lead time wordt langer, omdat eerst een controleur moet langskomen alvorens een vrachtwagen de weg op kan”.
De Goods-in medewerkers hoeven hierdoor de receipt references niet in te vullen omdat ze automatisch meekomen uit de leveringsberichten. De enige handeling die de Goods-In medewerkers moeten verrichten is een fysieke check of de goederen overeenkomen met wat er in IFS staat. Daarna kunnen ze de inboek handeling veel makkelijker en sneller afsluiten. Het financiële team heeft hier ook veel baat bij, omdat de receipt references ook vermeld zijn op de facturen die wij binnenkrijgen. Dit is daarmee ook gelijk de basis om automatische de factuurverwerking te gaan realiseren. Dit is iets waar we nu ook mee bezig zijn; het digitaal houden van de facturen die we aangeleverd krijgen”.
Ervaring: terugkijken op het werken met Eqeep
“Ongeacht welk onderdeel van het IFS-systeem, Eqeep heeft altijd de juiste mensen zitten met de juiste kennis en achtergrond om de klus te klaren. Op bepaalde gebieden in het gebruik van IFS hebben we niet de juiste kennis in huis, en heeft Eqeep ons geadviseerd en geholpen om het project succesvol af te ronden. Zelfs tijdens deze uitdagende periode met Covid hebben de consultants van Eqeep altijd klaar gestaan om snel met ons te schakelen en ervoor te zorgen dat de projecten op de juiste manier werden vormgegeven en uitgevoerd”.
Toekomst: de toekomst visie
Flamingo Flowers ziet nog volop kansen om de ROI en rendabiliteit van het IFS-systeem in de toekomst verder te verhogen.
Door handmatige en repetitieve handelingen te elimineren, bespaart Flamingo Flowers haar medewerkers niet alleen kostbare tijd, maar bevordert zij tegelijkertijd het werkplezier. Medewerkers kunnen zich nu ook meer concentreren op zinvoller werk.
