Waarom je een goede ERP-strategie nodig hebt

Volgens Investopedia zijn 11 van elke 12 gestarte bedrijven gedoemd te mislukken. Door de snel veranderende technologie en de steeds strengere regelgeving, is het moeilijk voor bedrijven om jaar na jaar winst te maken.

Helaas is dit niet beperkt tot kleine ondernemingen. Zelfs grote bedrijven worden het slachtoffer van een faillissement. Soms is dit te wijten aan een slechte timing of een verkeerde inschatting van de markt. Maar vaak falen bedrijven gewoon door niet juist te budgetteren en hun middelen effectief te beheren. Een goede ERP-implementatie strategie is een van die factoren waarmee bedrijven duizenden of zelfs miljoenen kunnen besparen.

Waarom is ERP-implementatie zo belangrijk? Effectief beheer van bedrijfsprocessen is voor elke organisatie van essentieel belang. Je kunt de beste producten, diensten en ideeën in de wereld hebben. Maar zonder een effectieve planning en leiderschap, zullen ze het daglicht niet zien. ERP is een van de vele integrale bedrijfssystemen die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Jouw ERP-strategie is verantwoordelijk voor het samenbrengen van mensen, processen en de technologie van jouw organisatie.

Geen ERP-strategie hebben is een recept voor een ramp, maar de verkeerde strategie kan net zo fataal zijn. Dit artikel zal uitleggen wat de beste praktijken en meest voorkomende valkuilen zijn bij het implementeren van ERP systeem. Lees verder voor meer informatie!

ERP in het kort

ERP is een afkorting dat staat voor Enterprise Resource Planning. In zijn meest eenvoudige zin integreert ERP-software de verschillende onderdelen van een bedrijf in één enkel systeem. Het verbindt de verschillende afdelingen en processen via een gedeelde database, van Human Resources tot verkoop tot productie.

Dit gestroomlijnde netwerk zorgt voor een betere communicatie en on-demand, up-to-date informatie. En het belangrijkste: het zorgt voor uniformiteit tussen alle afdelingen. Een goede enterprise resource planning leidt tot meer efficiëntie en een betere samenwerking. Het zorgt ervoor dat het nemen van beslissingen eenvoudiger wordt. ERP stelt bedrijven in staat om sneller betere en onderbouwde beslissingen te nemen, zonder dat medewerkers op lagere niveaus in het duister tasten. Uiteindelijk betekent dit een aanzienlijke kosten- en tijdsbesparing voor het hele bedrijf.

Succesvol ERP implementeren

Een ERP implementatie traject kent diverse uitdagingen. Gelukkig kun je met een zorgvuldige planning en voorbereiding de uitdagingen vermijden en een systeem ontwikkelen dat optimaal is voor jouw bedrijf. Hier zijn een aantal tips om je daarbij te helpen.

Steun vanuit het hoger management

De bedrijven die het meest worstelen met de implementatie van een nieuwe ERP-systeem zijn meestal  degenen die geen steun krijgen van het hoger management. Om grote veranderingen succesvol door te voeren, moeten alle beslissers en leiders aan boord zijn. Als leidinggevenden en directeuren het belang van ERP niet begrijpen, kunnen zij geen steun verlenen voor het maken van de nodige investeringen. Daarom is het belangrijk om een goede business case te hebben die het systeem rechtvaardigt, maar ook het rendement op de investering laat zien. Ook moeten managers op lagere niveaus betrokken zijn bij het nieuwe project, anders zullen de medewerkers onder hen waarschijnlijk niet de opleiding en ondersteuning krijgen die ze nodig hebben om het nieuwe systeem te gebruiken.

Houd rekening met mobiele gebruikers

Ooit was de gedachte om bedrijfssoftware op een mobiele telefoon te gebruiken belachelijk. Vandaag de dag is het echter niet alleen een gangbare praktijk, maar ook een praktische vereiste.

Hoewel elke moderne ERP mobiele toepassingen en functionaliteit zou moeten bieden, doen ze dat niet allemaal. Houd dit dus in gedachten bij het kiezen van jouw platform. Het is niet voldoende om alleen het ERP-systeem met een mobiele apparaat te gebruiken. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens die via mobiele apparaten worden gebruikt ook veilig blijven.

Maak een duidelijke lijst van eisen voordat je op zoek gaat naar een ERP-platform

Als je naar de supermarkt gaat zonder een boodschappenlijstje, is de kans groot dat je thuis komt met een verkeerd product of zelfs iets vergeet. Zo moet je ook jouw behoeften goed begrijpen voordat je op zoek gaat naar een ERP leverancier en oplossing. Hoewel dit onderdeel uitmaakt van de eerste fase van een ERP-implementatie, is het ook gemakkelijk te negeren.

Maar al te vaak geven bedrijven iemand groen licht om op zoek te gaan naar oplossingen voordat ze precies hebben gedefinieerd wat ze proberen op te lossen. Het resultaat is dat het platform dat ze uiteindelijk krijgen niet altijd aan hun behoeften voldoet. Dit kan verwarring veroorzaken tijdens het implementatieproces en daarna.

Hoe specifieker je bent in het definiëren van wat jouw bedrijf precies nodig heeft, hoe gedetailleerder potentiële leveranciers kunnen worden in hun voorstellen. Dit helpt je om je opties beter te begrijpen en de juiste keuze te maken.

Vaak voorkomende valkuilen bij een ERP implementatie

Het zou een understatement zijn om te zeggen dat bedrijven ingewikkeld zijn. ERP probeert deze complexiteit te verminderen door de verschillende bedrijfsonderdelen te coördineren. ERP kan echter zelf ook ingewikkeld zijn waardoor er problemen bij de implementatie ontstaan. Om dit te voorkomen is het belangrijk om te weten waar je op moet letten en wat de meest voorkomende oorzaken zijn.

Eindgebruikers niet betrekken

Zoals reeds vermeld, is het krijgen van steun van het hoger management een belangrijke eerste stap in ERP-implementatie. Maar bedrijven maken vaak een soortgelijke fout door hun eindgebruikers ook niet bij het proces te betrekken. Een ERP-systeem moet elke afdeling van jouw bedrijf met elkaar verbinden. Als jouw ERP-platform niet is afgestemd op de werkelijke behoeften van de eindgebruikers, zal het niet of minder effectief zijn.

Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat elke werknemer die gebruik zal gaan maken van het ERP-systeem de kans krijgt om zijn stem te laten horen. Je zou dit kunnen doen door een bedrijfsbrede enquête te publiceren om te achterhalen wat de behoeften binnen jouw bedrijf zijn. Je moet zo veel mogelijk feedback krijgen van eindgebruikers tijdens de laatste fasen om alles optimaal te laten werken.

Verkeerd budgetteren

Het komt maar al te vaak voor dat bedrijfsleiders de kosten van nieuwe strategieën en veranderingen onderschatten. Als er niet genoeg geld voor een project is begroot, kan dat in het beste geval leiden tot irritatie en verwarring. In het slechtste geval kan het een onjuiste en inefficiënte klus betekenen, omdat werknemers gedwongen zijn om de kantjes eraf te lopen en het project gehaast af te ronden. Als jouw bedrijf ervoor kiest om een on-premises ERP te bouwen in tegenstelling tot een cloud-gebaseerde ERP, kan het in dienst nemen van IT-personeel duur zijn. Zelfs als je kiest voor een cloud-gebaseerde optie, kan de configuratie tijdens de ontwikkeling meer kosten dan verwacht. Ongeacht welke provider of type platform dat je kiest, moet je je voorbereiden om meer te besteden dan aanvankelijk verwacht. Plan om onder budget te eindigen indien mogelijk.

Het hele systeem in één keer implementeren

De uitrolfase bij een ERP-implementatie hoeft niet per se in één keer te gebeuren. Tenzij jouw bedrijf relatief klein is, zou het waarschijnlijk ook niet zo moeten gebeuren. Omdat bedrijven en de wereld om ons heen continue in beweging zijn, is het bijna onmogelijk om alle implementatie-eisen in één keer te voorspellen, zeker bij grote bedrijven. Daarom is het van belang om niet alleen alle bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen, maar deze ook te verbinden met jouw  bedrijfsstrategie en toekomstige plannen. In de meeste gevallen is dat het beste om een ERP systeem in kleinere stappen te implementeren. Eindgebruikers moeten actief worden betrokken bij elke stap om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. Hierdoor kunnen andere systemen en het personeel ook beter worden voorbereid.

Geen onderhoudsplan opstellen

De laatste fase van een ERP-implementatie is ervoor zorgen dat je de juiste ondersteuning hebt. Dit betekent o.a. het monitoren en updaten van het ERP-systeem en werknemers de nodige begeleiding en tools geven om het te gebruiken.
Maar bedrijven geven deze fase vaak niet de aandacht die het verdient. Al snel wordt de implementatie van het ERP gezien als de laatste belangrijke stap in de uitrol.
Dat is een grote fout. Het zou namelijk allemaal verspilde moeite zijn als het systeem vervolgens niet zorgvuldig wordt onderhouden na de implementatie en de nodige gedane investeringen. De oplossing voor dit probleem is simpel: kies een betrouwbare partner die u kan helpen met het beheer en onderhoud van uw nieuwe systeem.

Wacht niet tot het zover is, maar denk al vanaf het begin na over het beheer en onderhoud van uw applicatie, ook op de lange termijn. Bekijk onze diensten om hier meer over te weten te komen.

De beste ERP-implementatiestrategie voor uw bedrijf

Het hebben van een succesvolle ERP-implementatie strategie is essentieel voor elk bedrijf. Maar zoals je kunt zien, zijn er veel valkuilen die gaandeweg vermeden moeten worden. Een slecht geplande ERP-implementatie kan uiteindelijk duur uitpakken.

Dat is waar Eqeep om de hoek komt kijken. Wij kunnen u helpen om deze valkuilen te vermijden met onze toonaangevende software- en klantenondersteuning.

In uw eentje kan het moeilijk zijn om door de ontmoedigende wereld van ERP-implementaties te navigeren, maar het is gemakkelijk wanneer u samenwerkt met Eqeep. Ontdek wat Eqeep voor uw bedrijf kan betekenen.

Gratis whitepaper

ERP-implementatie
methodologie

Een duidelijke rollout template en zeer herbruikbare solution documentatie.

In samenwerking met IFS

implementation

Meer informatie of wilt u weten wat Eqeep voor u kan betekenen?

Enterprise Resource Planning

Meer lezen
Gebouwd rondom vier kernprocessen: Service en Asset Management Service en Asset Management bestaat uit Enterprise Asset Management (EAM), Maintenance Repair and Overhaul (MRO) en Field
Optronica-Eqeep
Meer lezen

Food & Beverage

Meer lezen
Branchespecifieke oplossingen en functionaliteit die aansluiten bij de behoeften van food en beverage bedrijven. De voedings- en drankindustrie is voortdurend in ontwikkeling als het gaat
eqeep workwave
Meer lezen

Download het e-book