Voor veel bedrijven is onderdelen- en voorraadbeheer van groot belang. Inefficiënt beheer kan tot grote problemen leiden, bijvoorbeeld stilstand van machines en hogere kosten van bedrijfsprocessen. Parts Management vormt daarom een essentieel onderdeel van het geheel aan bedrijfsprocessen in een organisatie. Het doel ervan is om een goede balans te bereiken tussen beschikbaarheid van onderdelen en voorraden, cash flow, working capital en operationele kosten.

Op het gebied van Parts Management is het een grote uitdaging voor veel bedrijven om kosten te reduceren en tegelijkertijd de efficiëntie te verhogen. In dit artikel gaan we dieper in op de vraag hoe je het managen van de beschikbaarheid van onderdelen en voorraden in balans brengt met tijd, kosten en klanttevredenheid.

Delen

De uitdagingen van onderdelen- en voorraadbeheer

Het streven naar optimaal onderdelen- en voorraadbeheer brengt vaak nogal wat uitdagingen met zich mee, we zetten enkele voorbeelden op een rij:

  • Onderhoud: hoe is de relatie tussen het onderhoud en het beheer van onderdelen en voorraden in jouw organisatie?
  • Voorraad: wat zijn de belangrijkste overwegingen bij Parts Management? Zoals hoe voorraadbeheer zich verhoudt tot onderdelenbeheer en het servicemanagement in de gehele organisatie?
  • Klant: hoe beïnvloedt de wijze van beheer de klantervaring? Denk daarbij bijvoorbeeld aan de wachttijden.
  • Materiaal: hoe helpt een betere prognose of forecast om besparingen te realiseren, bijvoorbeeld op onderdelen waarvan de kans groot is dat ze in de toekomst overbodig worden?
  • Kosten: hoe bereik je kostenreductie zonder in te leveren op efficiëntie en klanttevredenheid?

 

Onderdelen en voorraadkosten

We gaan wat dieper in op het onderdeel kosten: kostenreductie is vaak een belangrijk doel én een uitdaging bij veel bedrijven, zeker bij bedrijven met grote voorraden en/of veel reserveonderdelen om te beheren. We noemen vier vormen van kosten die op het eerste gezicht misschien voor de hand liggen, maar die in de praktijk toch vaak onvoldoende in beeld zijn:

  • Het in voorraad houden van reserveonderdelen brengt altijd kosten met zich mee, gratis voorraadbeheer bestaat niet.
  • Sommige onderdelen die bedrijven in voorraad houden worden misschien wel nooit gebruikt.
  • Door voorraadniveaus van reserveonderdelen te verlagen, kun je vaak de totale voorraadkosten verlagen.
  • Verouderde voorraad kan leiden tot extra kosten.

KPI’s voor onderdelen- en voorraadbeheer

Om processen in het beheer van voorraden en onderdelen te monitoren, analyseren, rapporteren en verbeterpunten te signaleren, is een dashboard met KPI’s (Key Performance Indicators) een zeer nuttig en bruikbaar hulpmiddel. Door KPI’s  haal je inzichten naar boven die anders verborgen blijven. De inzichten uit de KPI’s stellen je in staat om je onderdelen- en voorraadbeheer te beheersen en verbeteren, en daarmee uiteindelijk ook je financiële resultaat te verbeteren. Wat zijn zoal interessante KPI’s op het gebied van voorraadbeheer?

  • Inventory fill rate: een van de meest cruciale supply chain KPI’s. Het staat voor het percentage van orders dat succesvol wordt uitgevoerd bij de eerste poging.
  • Slow-moving parts: breng met deze KPI de onderdelen die langere tijd ongebruikt in je magazijn blijven in kaart.
  • Holding costs: dit zijn de kosten voor onderdelen die ongebruikt blijven, als onderdeel van de totale kosten van onderdelenbeheer.
  • Stock-out: hoe lang is een bepaald product niet beschikbaar voor onmiddellijke aankoop door klanten?
  • Lead time: ook wel order cycle time genoemd, is een KPI die een beeld geeft van hoe efficiënt je orderverwerking verloopt. Een lange lead time duidt vaak op een bottleneck in het systeem.

Een praktijkvoorbeeld

Onze klant Optronica gebruikt het pakket Field Service Management van IFS.  Optronica verkoopt specialistische oogheelkundige apparatuur en ze bieden ook onderhoud en reparatie door ingenieurs. Voor de klanten van Optronica is het zeer belangrijk dat kritische onderdelen op voorraad zijn en dat wanneer reparatie nodig is, dit zo snel mogelijk wordt uitgevoerd. Hoe gaat dat in de praktijk? Lees het op de pagina van Optronica over Service en ondersteuning.

Benieuwd hoe Eqeep Optronica heeft geholpen hun field service activiteiten te verbeteren? Bekijk dan de case study.

Om over na te denken

Een bedrijf is vrijwel altijd in beweging, daarom is het verstandig om continu aandacht te houden voor hoe je onderdelen- en voorraadbeheer beter kan. Dat begint bij bewustwording. We sluiten dit artikel daarom af met een aantal vragen op het gebied van Parts Management om over na te denken:

  • Hoe goed heeft u inzicht in de onderdelen die in uw organisatie worden bewaard?
  • Hoe zorg je ervoor dat je de juiste onderdelen op voorraad hebt voor al je reparaties?
  • Werk je reactief of ben je juist in staat om te prognosticeren en snel te anticiperen op voorraad- en reparatiebehoefte?
  • Is uw huidige IT-systeem in staat om uw voorraadniveaus te beheren op basis van serviceniveaus en uw planningsstrategie?

Voor meer informatie over onze dienstverlening kunt u altijd contact met ons opnemen. We denken graag met u mee over het optimaliseren en verbeteren van uw onderdelenbeheer en field service activiteiten.

Schrijf je in op onze nieuwsbrief voor alles over (Field) Service Management

More information or do you
want to know what Eqeep can do for you?

Service Management Buyers Guide

Meer lezen
Service Managers’ Buyer’s Guide Vind de IT-partner waarmee u uw ambities kunt waarmaken De grenzen, principes en ideeën over wat dienstverlening in de moderne economie
Meer lezen

Field Service Management

Meer lezen
Verhoog uw effectiviteit met de onderstaande ingrediënten. Beheer van werkorders Het beheren van werkorders is eenvoudig in FSM. Of serviceverzoeken nu afkomstig zijn van de
Meer lezen

Gartner Field Service Management Magic Quadrant Report

Meer lezen
Gartner Magic Quadrant voor Field Service Management IFS wederom benoemd tot leider voor de zesde keer op een rij Field service management (FSM) is een
Meer lezen