De klant van vandaag heeft een stevig eisenpakket. Hij heeft hoge verwachtingen van het serviceniveau van bedrijven als hij een product koopt of een dienst afneemt. De meeste bedrijven weten dit, maar worstelen toch met het inlossen van die hoge klantverwachtingen en het bieden van een soepele dienstverlening.
De reden? Planningen zijn in het echte leven zelden statisch en vormen een complex samenspel van tijd, geld, materiaal, efficiëntie en productiviteit. In dit artikel vertellen we hoe je deze uitdaging tackelt en met behulp van ‘work planning and scheduling’ een optimale planning maakt die zorgt voor een hogere klanttevredenheid.
Delen
Het belang van geautomatiseerde planningsoptimalisatie
Voor veel bedrijven is het maken van een optimale planning een grote uitdaging. Wil je een planning maken die efficiënt en praktisch is? Dan moet je rekening houden met een aantal factoren. Denk bijvoorbeeld aan:
- De inzet en productiviteit van technici. Kunnen ze zich volledig focussen op hun kerntaken of moeten ze allerlei bijkomstige handelingen uitvoeren waardoor ze minder productief worden? Denk bijvoorbeeld aan een monteur die meer tijd besteedt aan het herleiden van problemen en het handmatig invullen van werkbonnen dan aan repareren.
- De afhandeling van reparaties en requests. Wordt een probleem of ticket gelijk bij het eerste bezoek opgelost of zijn er nog drie vervolgafspraken nodig om de klant tevreden te stellen?
Met een geautomatiseerde planningsoptimalisatie help je de bovengenoemde problemen de wereld uit. Veel repetitieve handelingen gaan een stuk sneller, terwijl medewerkers door de hele keten voortaan hun handen vrij hebben voor taken (advies, service, snelle technische hulp) die echte meerwaarde toevoegen aan je producten of diensten.
Optimaliseer jouw planning met work planning and scheduling
Er zijn verschillende manieren om geautomatiseerde planningsoptimalisatie praktisch vorm te geven. Tijd om eens te kijken naar een paar beproefde en slimme methoden die samen een werkwijze vormen die bekendstaat als ‘work planning and scheduling’.
Capaciteit plannen (forecasting)
Recente ontwikkelingen op het gebied van AI en data-analyse betekenen dat het makkelijker en goedkoper dan ooit is om de toekomstige capaciteit van resources en personeel te voorspellen. Gartner noemt bijvoorbeeld het voorbeeld van een Europese bank die, op basis van data uit het ERP-systeem en spreadsheets, een nieuw prognosesysteem bouwde voor haar callcenters. Het resultaat? De foutenlast nam af, callcenters werden productiever en voorspellingen over klantbehoeften en toekomstige resource- en personeelsbehoeften wonnen aan precisie.
Ordermanagement
Succesvol ordermanagement is een andere belangrijke steunpilaar van een optimale planningsstrategie. Het stelt bedrijven in staat om een goede end-to-endservice te leveren. Hierdoor groeit het aantal tevreden en loyale klanten. Geautomatiseerd en geoptimaliseerd ordermanagement monitort alle onderdelen en schakels binnen het bestelproces.
Het stelt je in staat om snel serviceverzoeken in te dienen, problemen te diagnosticeren en alle bedrijfsmiddelen, contracten, garanties en onderdelen te bekijken. Je voldoet makkelijker aan SLA’s en biedt zowel de klant als je eigen medewerkers meer transparantie.
Routing optimization
Routing optimization is een andere bouwsteen voor planningsoptimalisatie. Veel planningen lopen in het honderd door files of andere vertragingen onderweg. Stel dat een technicus twintig adressen op een dag moet bezoeken en je met een team van meerdere technici werkt. Hoe zorg je er dan voor dat die mensen de snelst mogelijke routes kiezen, de meeste files ontwijken en op tijd bij de klant zijn?
Voor een mensenbrein is het lastig om alle variabelen die de optimale routes bepalen te kennen en af te wegen. In het geval van routing optimization maak je gebruik van de rekenkracht van slimme algoritmes. Die brengen razendsnel alle parameters in kaart en wegen die om zo tot de optimale route te komen. Een optimale routeplanning bespaart field engineers en monteurs tijd, maar drukt ook de transport- en brandstofkosten van jouw onderneming.
Realtime-planning
Realtime-planning helpt organisaties en personeel om sneller te reageren op grillige markten en de continu veranderende eisen en wensen van klanten. Je stuurt namelijk altijd op basis van de laatste informatie. Een tool als IFS Planning, Scheduling & Optimization maakt bijvoorbeeld gebruik van AI om de reistijd te verkorten, first-time fix rate te verbeteren en de SLA-hit voor je service te verhogen. De tool is gebaseerd op het principe van ‘multihorizontale planning’. Die stelt je in staat om alle onderdelen van dienstverleningsprocessen in je strategie op te nemen.
Voorraadbeheer van (reserve)onderdelen
Een goed voorraadbeheer van reserveonderdelen is van essentieel belang voor het succes van een fabrikant of onderhoudsteam. Een slechte controle en planning van reserveonderdelen kan immers leiden tot inefficiënte voorraadopslag en een tekort aan onderdelen. En je zult het altijd zien: het gebeurt altijd wanneer je de onderdelen het hardst nodig hebt, wat vertraging en onvoorziene kosten tot gevolg heeft.
Gelukkig kun je ook dit proces tegenwoordig grotendeels automatiseren met de juiste software voor onderhoudsplanning. Zo weet je altijd hoeveel en welke onderdelen je nog hebt liggen en wanneer je voorraden een kritiek punt bereiken. Tegelijkertijd voorkom je dat jouw magazijnen uitpuilen met onderdelen die je voorlopig niet nodig hebt.
Op naar het perfecte planningsproces!
Je ziet: work planning and scheduling is een filosofie en werkwijze waarmee je geautomatiseerde planningsoptimalisatie uit het rijk van de abstracte theorie en naar de echte wereld haalt.
Wil je meer weten over geautomatiseerde planningsoptimalisatie? En maak je graag kennis met de tools die deze verbeterde werkwijze mogelijk maken? Dan ben je bij Eqeep aan het juiste adres. Wij kennen de specifieke uitdagingen van jouw sector en spelen daar effectief op in met een handige en geavanceerde planningstool. Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.
More information or do you
want to know what Eqeep can do for you?
Planning and Scheduling Optimization
Meer lezen
Service Management Buyers Guide
Meer lezen
Gartner Field Service Management Magic Quadrant Report
Meer lezen